Notre boutique en ligne AM-Detailing génère chaque semaine un certain nombre de commandes, et donc tout autant de factures. Depuis 2021, nous centralisons l’ensemble de notre comptabilité sur l’outil Billtobox, permettant à notre comptable de travailler sur factures d’entrée et de sortie formatées pour ses outils.

La boutique représentant le plus gros flux de facturation de notre entreprise, nous avons décidé d’automatiser, dans un premier temps, l’envoi des factures de la boutique vers l’interface Billtobox, grâce à leurs API. Rapidement, nous avons ainsi pu économiser quelques minutes chaque jour, durant lesquelles nous devions auparavant télécharger les factures et les envoyer manuellement sur le portail.

Comme la plupart des outils de ce type, Billtobox exploite un OCR (Reconnaissance optique des caractères) pour “lire” et extraire les données utiles de la facture (coordonnées client, montant HT, taux de TVA, …). Si l’IA utilisée pour sélectionner et interpréter ces données ne se trompe que rarement sur des factures d’entrée émanant de grosses entreprises (télécom, grosses enseignes commerciales, …), les résultats sont souvent plus hasardeux avec nos factures de sortie. Résultat : obligation de relire toutes les factures et de corriger les erreurs. Une tâche chiffrée à environ trois heures par semaine dans notre cas.

Pour cela, nous avons mis au point un système d’automatisation permettant, en lien avec la boutique, de générer une facture électronique, sous le format UBL (le même format que Billtobox génère à l’aide de son IA). Grâce à cela, l’interface Billtobox reçoit un fichier conforme et permettant de se passer de leur système de lecture. Nous exportons automatiquement (oui, ça aussi) nos factures de sortie une fois par jour sans avoir besoin de corriger d’éventuelles erreurs.

Si vous souhaitez également automatiser certaines tâches récurrentes dans votre entreprise, n’hésitez pas à prendre contact avec nous. Découvrez également notre page Automatisation